Posłuchaj tego podcastu na Spreakerze

>> Pobierz w formacie mp3 <<

Czy tego chcemy czy nie, maile są cały czas obecne w naszym życiu. Przeważnie narzekamy, że dostajemy ich zbyt dużo i nie jesteśmy w stanie sobie z nimi poradzić.

W związku z tym najczęściej przyjmujemy dwie strategie – albo całkowicie ignorujemy maile albo za bardzo się nimi przejmujemy i staramy się na wszystkie odpowiadać.

Żadna z tych strategii do końca się nie sprawdza i warto znaleźć rozwiązanie pośrednie, które łączy zalety jednego i drugiego podejścia.

Jeśli chcesz poznać gotowy system, jak sprawnie sobie poradzić z Twoją skrzynką mailową, to zapraszam do wysłuchania tego odcinka.

Marcin Kądziołka

 

Wolisz czytać niż słuchać? Oto transkrypcja tego odcinka dla Ciebie:

Maile są obecne w naszym życiu, czy tego chcemy czy nie. Czasami natłok wiadomości, które bez ustanku spływają na skrzynkę powoduje, iż nie potrafimy tego ogarnąć i tym sposobem ignorujemy nawet te ważniejsze maile. Druga grupa osób będzie spędzać noce nad rozładowaniem poczty. Jak znaleźć złoty środek? Dzisiaj przedstawię Ci gotowy system, dzięki któremu już nie będziesz miał zapchanej skrzynki mailowej.

Siedem lat temu zauważyłem, że potrzebny jest mi pewien system. Jedno z najważniejszych jego założeń jest to, iż nie każdy mail jest tak samo ważny. Aby się rozwijać musimy wiedzieć, jakie są nasze priorytety, nawet w odpisywaniu na wiadomości. Nie można jednak lekceważyć zbyt wielu wiadomości, bo niektórzy komunikują się tylko w ten sposób.

Sposób na maile musi być prosty. Inaczej nie będzie to dobrze funkcjonować. Ja podzieliłem skrzynkę na cztery poziomy.

Pierwszy z nich to osoby nad Tobą. Jeśli pracujesz na etacie, to masz zapewne jakiś szefów, kierowników działu i innych przełożonych. W przypadku, gdy nie jesteś od nikogo zależny, bo sam prowadzisz działalność gospodarczą, możesz to ominąć.

Kolejny poziom to osoby równe Tobie. Mogą być to współpracownicy, członkowie zarządu osoby, z którymi pracujesz, ale macie takie same moce decyzyjne.

Trzeci stopień to zespół, z którym współpracujesz. Nawet jeśli teraz nie masz swojego teamu, to możesz wrzucić do tego worka osoby, z którymi chcesz zawodowo działać. Jak wiemy, samemu niczego wielkiego się nie osiągnie. Ostatni, czwarty poziom – to wszyscy inni.

Jak to działa?

Po zdefiniowaniu osób, musisz skonfigurować swoją pocztę czy serwer, by maile wpadały do odpowiedniego folderu. To już kwestia bardzo techniczna i mam nadzieję, że sobie z nią poradzisz. Jeśli nie, napisz do mnie, a może coś pomożemy.

Drugi punkt systemu to, by nie siedzieć nad mailami cały dzień. Ustal, że spoglądasz do skrzynki wyłącznie dwa, trzy razy dziennie, a otrzymujesz powiadomienia wyłącznie z folderu numer jeden i dwa. To zdecydowanie ułatwi Ci pracę, bo określasz te wspomniane wcześniej priorytety. Sprawdzaj skrzynkę rano, później w południe i nie przekraczaj odkreślonego wcześniej na to czasu.

Kiedy masz chwile na odczytanie wiadomości, ogranicz czas na ich odpisywanie. Nie możesz spędzić kilku godzin, by weryfikować wszystko.

Najważniejsze w tym systemie jest dopasowanie się do swoich potrzeb. Jeśli Twój zespół nic nie robi przez tydzień, bo nie odpisałeś na ważne wiadomości, to coś jest tu nie tak.

Podsumowując – mój system mailowy jest poukładany na cztery poziomy. Osoby nad Tobą, równe z Tobą, Twój zespół i cała reszta. Ważne, by określić sobie czas na sprawdzanie poczty i zawsze sprawdzać wiadomości od najważniejszego folderu, do najmniej istotnego. I teraz kiedy otworzysz maila to albo uznasz go za śmiecia i wyrzucasz do kosza albo planujesz i wykonujesz zadanie. Innej opcji nie ma. Tak wygląda mój system i mam nadzieję, że Ci się spodobał, a co za tym idzie, pomoże Ci on w codziennej pracy. Do usłyszenia!