Posłuchaj tego podcastu na Spreakerze
Czy tego chcemy czy nie, maile są cały czas obecne w naszym Życiu. Przewa?nie narzekamy, że dostajemy ich zbyt du?o i nie jesteśmy w stanie sobie z nimi poradzić.
W związku z tym najcz??ciej przyjmujemy dwie strategie – albo całkowicie ignorujemy maile albo za bardzo się nimi przejmujemy i staramy się na wszystkie odpowiada?.
?adna z tych strategii do ko?ca się nie sprawdza i warto znaleźć rozwi?zanie po?rednie, które ??czy zalety jednego i drugiego podej?cia.
Jeśli chcesz pozna? gotowy system, jak sprawnie sobie poradzić z Twoją skrzynk? mailow?, to zapraszam do wysłuchania tego odcinka.
Marcin Kądziołka
Wolisz czyta? ni? sąucha?? Oto transkrypcja tego odcinka dla Ciebie:
Maile są obecne w naszym Życiu, czy tego chcemy czy nie. Czasami nat?ok wiadomo?ci, które bez ustanku sp?ywaj? na skrzynk? powoduje, i? nie potrafimy tego ogarn?? i tym sposobem ignorujemy nawet te wa?niejsze maile. Druga grupa osób b?dzie sp?dza? noce nad roz?adowaniem poczty. Jak znaleźć z?oty ?rodek? Dzisiaj przedstawi? Ci gotowy system, dzi?ki któremu już nie b?dziesz mia? zapchanej skrzynki mailowej.
Siedem lat temu zauwa?yżem, że potrzebny jest mi pewien system. Jedno z najważniejszych jego za?oże? jest to, i? nie każdy mail jest tak samo wa?ny. Aby się rozwija? musimy wiedzieć, jakie są nasze priorytety, nawet w odpisywaniu na wiadomo?ci. Nie można jednak lekcewa?y? zbyt wielu wiadomo?ci, bo niektórzy komunikuj? się tylko w ten sposób.
Sposób na maile musi być prosty. Inaczej nie b?dzie to dobrze funkcjonowa?. Ja podzieliżem skrzynk? na cztery poziomy.
Pierwszy z nich to osoby nad Tob?. Jeśli pracujesz na etacie, to masz zapewne jaki? szefów, kierowników dzia?u i innych prze?o?onych. W przypadku, gdy nie jesteś od nikogo zale?ny, bo sam prowadzisz dzia?alno?? gospodarcz?, możesz to omin??.
Kolejny poziom to osoby równe Tobie. Mog? być to wspó?pracownicy, cz?onkowie zarz?du osoby, z którymi pracujesz, ale macie takie same moce decyzyjne.
Trzeci stopie? to zespó?, z którym wspó?pracujesz. Nawet jeśli teraz nie masz swojego teamu, to możesz wrzucię do tego worka osoby, z którymi chcesz zawodowo dzia?a?. Jak wiemy, samemu niczego wielkiego się nie osięgnie. Ostatni, czwarty poziom – to wszyscy inni.
Jak to dzia?a?
Po zdefiniowaniu osób, musisz skonfigurowa? swoją poczt? czy serwer, by maile wpada?y do odpowiedniego folderu. To już kwestia bardzo techniczna i mam nadziej?, że sobie z ni? poradzisz. Jeśli nie, napisz do mnie, a może coś pomożemy.
Drugi punkt systemu to, by nie siedzie? nad mailami cały dzie?. Ustal, że spogl?dasz do skrzynki wy??cznie dwa, trzy razy dziennie, a otrzymujesz powiadomienia wy??cznie z folderu numer jeden i dwa. To zdecydowanie u?atwi Ci pracę, bo okre?lasz te wspomniane wcze?niej priorytety. Sprawdzaj skrzynk? rano, pó?niej w po?udnie i nie przekraczaj odkre?lonego wcze?niej na to czasu.
Kiedy masz chwile na odczytanie wiadomo?ci, ogranicz czas na ich odpisywanie. Nie możesz sp?dzi? kilku godzin, by weryfikowa? wszystko.
Najwa?niejsze w tym systemie jest dopasowanie się do swoich potrzeb. Jeśli Twój zespó? nic nie robi przez tydzie?, bo nie odpisaże? na ważne wiadomo?ci, to coś jest tu nie tak.
Podsumowuj?c – mój system mailowy jest pouk?adany na cztery poziomy. Osoby nad Tob?, równe z Tob?, Twój zespó? i ca?a reszta. Ważne, by okre?li? sobie czas na sprawdzanie poczty i zawsze sprawdza? wiadomo?ci od najwa?niejszego folderu, do najmniej istotnego. I teraz kiedy otworzysz maila to albo uznasz go za ?miecia i wyrzucasz do kosza albo planujesz i wykonujesz zadanie. Innej opcji nie ma. Tak wygląda mój system i mam nadziej?, że Ci się spodoba?, a co za tym idzie, pomoże Ci on w codziennej pracy. Do usąyszenia!