030 - pracuj, skąd tylko chcesz, czyli jak zorganizować sobie pracę zdalną | 3 procent lepszy

W tym odcinku przedstawiam Ci GOTOWY SYSTEM, który pomoże Ci tak poustawiać różne narzędzia i aplikacje, by zawsze mieć wszystko pod ręką i w wersji cyfrowej.

Chcesz pracować z dowolnego miejsca na ziemi? Gubisz się, gdzie masz aktualną wersję jakiegoś pliku? Zapraszam do wysłuchania tego odcinka.

Marcin

Rzeczy, o których mówiłem w podcaście:

Wolisz czytać niż słuchać? Oto transkrypcja tego odcinka dla Ciebie:

Dla wielu osób praca zdalna to ciężki kawałek chleba. Nie potrafią się do tego przyzwyczaić i wolą, gdy mobilizują ich osoby z zawodowego otoczenia. Praca zdalna ma swoje zalety, ale też wady. Trzeba każdego dnia mieć odpowiednie plan, według którego musisz działać. Każdy najdrobniejszy szczegół musi być zaplanowany, gdyż nie wszystkie narzędzia będziesz miał dostępne w kawiarni w centrum miasta na swoim smartfonie lub laptopie. Dzisiejszy odcinek będzie właśnie o tym, jak przygotować się do pracy z każdego miejsca na ziemi.

Mój system pomoże Ci odłączyć się od miejsca, w którym jesteś. Sprawi on, że nie będzie dla Ciebie miało znaczenia, gdzie obecnie się znajdujesz. Moim założeniem jest, by wszystko mieć pod ręką i w wersji cyfrowej. Zdarza mi się pracować z domu, z biura, z kawiarenek, z centrum handlowego. Musze mieć wszystko, co potrzebuję w jednym miejscu. Na co dzień korzystam z trzech komputerów, w tym dwóch stacjonarnych, smartfona oraz iPada. To wymusza na mnie zorganizowanie, by każde z tych narzędzi miało dostęp do dokumentów, narzędzi, komunikatora.

W kalendarz Google’a wpisuję wszystkie spotkania i miejsca, w których muszę się pojawić. Działa on na wszystkich urządzeniach, więc jest on najmniejszym problemem.

Drugi bardzo ważny temat to poczta. Cały czas z niej korzystamy, więc musimy mieć do niej dostęp. Poproś swojego informatyka, by była ona oparta o protokół IMAP. Dlaczego? Jeśli na jednym urządzeniu będziesz przerzucał część wiadomości do folderu, ten krok automatycznie będzie widoczny to na komputerze, czy telefonie.

Dla stałych słuchaczy podcastu „3% lepszy” aplikacja Remember the Milk nie jest żadną nowością. Gdziekolwiek nie wpiszesz zadania do wykonania, będzie ono widoczne natychmiast po zalogowaniu się – nawet na telefonie. To ułatwia sprawę i jest pomocne dla osób, które dużo się przemieszczają.

Evernote to narzędzie, z którego korzystam od wielu lat. To centrum robienia notatek, dzięki któremu mam wszystkie zapiski w jednym miejscu. Zazwyczaj są one tekstowe, ale jest też wiele opcji zapisywania obrazu czy dźwięku. Jak poprzednie możliwości, można z niego korzystać nawet na nie swoim komputerze.

Dokumenty Google’a, gdzie tworzę teksty, arkusze i wiele innych rzeczy są zawsze dla mnie dostępne o każdej porze dnia i nocy. Jakbym chciał napisać książkę, to mogę to robić zawsze i każde wprowadzone słowo od razu zapisuje się w systemie. Jeśli tego nie robiłeś, możesz także zaprosić do korzystania swoich współpracowników, byście razem tworzyli plik dokumentów.

Na biurku mam zawsze pióro i kartkę papieru, ale gdy już napiszę wszystko, robię zdjęcie telefonem. Mam tak skonfigurowany telefon, że każda fotografia wpada od razu do Dropboxa. Kiedy otworzę go na komputerze, jest ono dla mnie dostępne w takiej wersji dużo większej i edytowalnej. To jest tylko jedna z możliwości Dropboxa. Jest główną funkcją jest przenoszenie plików. Jego interfejs ma to do siebie, że jak wrzucisz do chmury dany plik, jest on widoczny wszędzie, gdzie tylko masz ochotę go otworzyć. Jako, że nie wiadomo po jakich serwerach one buszują, zalecałbym ostrożność i nie zapisywał tam poufnych informacji czy haseł. Lepiej dmuchać na zimne.

My mamy także zainstalowany odpowiednik Dropboxa, Owncloud. Jest on dostępny dla każdego i Ty też możesz go ściągnąć na swój komputer. Jest trochę mniej wygodny, ale na nim trzymam pliki firmowe, a luźniejsze rzeczy na poprzednim narzędziu. Gdyby coś wypłynęło, byłby jakiś atak hakerski, świat by się nie zwalił. Kiedy masz swoje dyski i swoje serwery, możesz tam przechowywać wszystko, co chcesz. Wrzucanie danych osobowych na Dropboxa jest zabronione przez RODO.

Kiedy wszystko jest poukładane i działa jak należy, daje to wielkie możliwości. Po prostu nie zastanawiasz się, czy masz ze sobą wszystko, co Ci potrzeba. Kiedy miałem nowego laptopa, gdzie zainstalowany był tylko system, przerzucenie wszystkich plików zajęłoby mi pewnie kilka dni. Kiedy zainstalowałem pocztę, Dropboxa, Ownclouda – wszystko w godzinę miałem ponownie u siebie.

Jeśli wydarzy się coś niespodziewanego, upadnie Ci laptop i się rozsypie, będzie miał wirusa – natychmiast możesz wykorzystać te narzędzia do pracy na inny nośniku.

Z kolei aplikacja ScanDocs pozwoli Ci na skanowanie dokumentów przez telefon. Kiedy robię notatki odręczne, używam aparatu. W przypadku wydruku robię skan, który od razu ląduje na jakimś „internetowym” dysku i mogę go natychmiast wysłać do odbiorcy.

Automatyzacja to mój konik, dlatego robię wszystko, by ją w pełni wykorzystać. To daje mi możliwość pracy z każdego zakątka na ziemi.

Zachęcam do korzystania z wyżej wymienionych opcji. Mam nadzieję, że teraz praca w terenie będzie dla Ciebie łatwiejsza.